Hóa đơn điện tử đang dần thay thế hoàn toàn hóa đơn giấy trong thời đại công nghệ 4.0 vào thời điểm hiện tại, việc dùng hóa đơn điện tử là phương án tối ưu cho công ty. Với những lợi ích thiết thực mà hóa đơn điện tử mạng lại như tiết kiệm thời gian, khoản chi, hỗ trợ thủ tục hành chính. Hóa đơn điện tử còn tạo ra phương thức thanh toán tối ưu cho đối tượng mua hàng, góp một phần nâng cao thương hiệu doanh nghiệp. Bài viết sau đây muốn đưa đến cho bạn những nội dung cần biết về hóa đơn điện tử và cách thực hiện một hóa đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là tập hợp thông điệp dữ liệu về mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ quản lý bằng phương tiện điện tử
Hóa đơn điện tử được khởi tạo, lập, xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hóa, dịch vụ và được lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm các loại: hóa đơn xuất khẩu, hóa đơn thành quả gia tăng, hóa đơn sale, hóa đơn khác gồm: tcm, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm,…; phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tài quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc lế và các quy định của pháp luật có liên quan
Hóa đơn điện tử đảm bảo nguyên tắc: nắm rõ ràng được số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số hóa đơn cam kết chỉ được lập và sử dịnh một lần duy nhất.
Lợi ích dùng hóa đơn điện tử cho công ty
- Tiết kiệm khoản chi vận tải và bảo quản hóa đơn.
- An toàn và bảo mật: Hóa đơn điện tử được quản lý và bảo mật trên bộ máy ứng dụng điện tử, khách hàng chỉ cần truy xuất hệ thống trực tuyến để trích xuất và lưu giữ hóa đơn trực tiếp ngay trên phần mềm. Điều này giúp khách hàng có thể hoàn toàn yên tâm, tránh được rủi ro trong bảo quản, cũng như hạn chế được trạng thái dùng hóa đơn giả.
- Tiết kiệm thời gian ,giảm thiểu các thủ tục hành chính
- Đa dạng phương thức gửi hóa đơn cho khách hàng như : Email, Sms,…
Xem thêm: Những website ẩm thực nổi tiếng
Các bước thực hiện hóa đơn điện tử
1/ Lập hóa đơn điện tử:
- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) thực hiện lập hóa đơn điện tử tại bộ máy ứng dụng lập hóa đơn điện tử của người bán;
- Người bán hàng hóa, dịch vụ (tổ chức khởi tạo hóa đơn điện tử) truy cập vào chương trình hệ thống lập hóa đơn điện tử của tổ chức trung gian phân phối giải pháp hóa đơn điện tử để hình thành và lập hóa đơn điện tử.
2/ Gửi hóa đơn điện tử là việc truyền dữ liệu của hóa đơn điện tử từ người bán hàng hóa, dịch vụ đến người mua hàng hóa dịch vụ:
- Gửi trực tiếp: người bán thực hiện lập hóa đơn điện tử trên ứng dụng lập hóa đơn điện tử, ký điện tử hóa đơn và truyền trực tiếp đến bộ máy của người mua theo cách thức truyền nhận hóa đơn điện tử giữa hai bên.
- Gửi thông qua tổ chức trung gian cung cấp phương án hóa đơn điện tử: người bán hàng hóa, dịch vụ truy xuất vào chương trinh hệ thống lập hóa đơn điện tử của doanh nghiệp trung gian cung cấp phương án hóa đơn điện tử để hình thành, lập hóa đơn bằng chương trình lập hóa đơn điện tử vào bộ máy sau đấy, gửi cho người mua hóa đơn điện tử có chữ ký điện tử của người bán.
3/ Giải quyết đối với hóa đơn điện tử bị lập
- Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa chuyển hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế, nếu như phát hiện sai thì chỉ được hủy khi có sự chấp nhận và công nhận của hai bên.
- Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã chuyển hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả 2 bên ghi rõ sai sót, cùng lúc đó người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót. Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế thành quả gia tăng,…
Xem thêm: Hóa đơn tiền điện hết hồn
Trên đây chính là những nội dung liên quan đến hóa đơn điện tử mà mình muốn chia sẻ, với những nội dung trên mong rằng đã giúp cho bạn hiểu một cách rõ ràng hơn về hóa đơn điện tử và giúp ích được bạn trong cuộc sống.
Hồng Nhung – Tổng hợp (tham khảo: hoadondientu,…)
