Trong khi tổ chức một sự kiện thì sẽ có ba giai đoạn đó là trước, trong và sau khi xảy ra sự kiện.Vậy làm sao để đạt được các tiêu chí mà vẫn đảm bảo hiệu quả của chương trình ?. Để có thể tự lập cho mình được một kế hoạch truyền thông sự kiện hãy theo dõi các bước để lập kế hoạch truyền thông sự kiện trong bài viết sau đây.
Xác định loại hình sự kiện
Việc đầu tiên trong các bước lập kế hoạch truyền thông chi tiết là cần nắm rõ ràng loại sự kiện chuẩn bị thực hiện. Có rất nhiều loại hình như: Hội nghị đối tượng mua hàng, lễ khởi công – động thổ, lễ khánh thành – khai trương, lễ ra mắt sản phẩm… Điều này giúp cho bạn hình dung và định hướng được các hạng mục công việc sẽ tiến hành trong sự kiện.
Xác định rõ mục tiêu sự kiện
Cần xác định rõ mục tiêu mình làm sự kiện là gì. Để nắm rõ ràng được mục đích, đấy cần nắm được: Vì sao cần tổ chức sự kiện này? Đòi hỏi của khách tham dự? Lợi ích của nhà tổ chức thu về từ sự kiện? Sau đó đạo diễn sự kiện sẽ đưa ra hướng hành động để đạt cho được những mục đích đấy.
Lập ekip tổ chức sự kiện
Người đạo diễn sự kiện giỏi cần tạo ra cho mình một ekip tổ chức chuyên nghiệp, phối hợp ăn ý. Mỗi bộ phận nhỏ trong ekip nên có một lãnh đạo có kinh nghiệm. Để tất cả mọi thứ trong lúc tổ chức sự kiện phải được làm chủ khắn khít theo đúng tiến độ.Trên hết, người có quyền quyết định cuối là đạo diễn phải có tầm nhìn và điều phối công việc giỏi. Khi đã có ekip, đạo diễn sự kiện sẽ cần lập các group đảm nhận và phân công công việc cho từng group.
Xem thêm: Tổng hợp cách marketing – bán hàng hiệu quả cho lĩnh vực bất động sản
Xác định thời gian tổ chức
Hiệu quả đạt cho được từ sự kiện có sự liên quan rất nhiều tới khâu này. Thời gian tổ chức cần thuận lợi để có được số lượng khách tham dự đông đảo. Thông thường, buổi tối và các ngày cuối tuần được xem là thời gian lý tưởng nhất. Đáng chú ý, đối với các sự kiện quan trọng như động thổ, khai trương….Thì việc xác định thời gian tổ chức càng trọng yếu. Những sự kiện loại này luôn cần chú ý tới việc chọn ngày tốt theo quan niệm dân gian. Ngày tốt hay được chọn theo âm lịch.
Xác định đối tượng khách hàng cần hướng tới
Đối tượng mục tiêu khách dự sự kiện cần được phân loại nhất định theo các yếu tố: Tầng lớp xã hội, độ tuổi, trình độ…Bên cạnh đó, cũng cần lên danh sách khách mời cho sự kiện. Khi biết được khách mời, khách tham dự thuộc đối tượng mục tiêu nào sẽ dễ chu toàn các khâu tiếp theo như lên thực đơn tiệc, quà tặng khách mời,…
Địa điểm tổ chức sự kiện
Xác định địa điểm tổ chức sự kiện là khâu không thể không có trong các bước lập kế hoạch truyền thông. Tùy thuộc theo loại hình sự kiện cần lựa chọn địa điểm thích hợp. Để có những chọn lựa tốt, đạo diễn sự kiện có thể yêu cầu liệt kê những địa điểm hài lòng. Đồng thời cần liên hệ trước với phái quản lý địa điểm để công nhận có thể thuê trong thời gian ước muốn. Hầu hết đạo diễn sự kiện còn đến trực tiếp để thăm dò địa điểm, nhằm đạt được hình dung nhất định về tổng quan sự kiện.
Tạo ra kịch bản chương trình
Tạo ra kịch bản được xem là khâu quan trọng hàng đầu. Ở nhiều sự kiện, chính đạo diễn sự kiện là người phụ trách nhiệm vụ lên kịch bản cũng giống như đưa rõ ra ý tưởng cho sự kiện.
Tiến hành tổ chức sự kiện
Mọi công tác chuẩn bị đã hoàn thành, sự kiện có thành công hay không chính là nhờ vào người tổ chức. Người tổ chức cần có tầm nhìn lớn, linh hoạt trong mọi trường hợp, nắm bắt nhanh vấn đề và biết mình nên hay không được làm gì. Trong quá trình xảy ra sự kiện, tất cả ekip tổ chức phải phối hợp ăn ý và nhịp nhàng với nhau và theo đúng kịch bản đã thống nhất. Cùng lúc đó cũng cần nhanh nhạy thay đổi theo tình hình thực tế. Chỉ như vậy, sự kiện mới thành công tốt đẹp.
Thăm dò về hiệu quả sau khi sự kiện diễn ra
Ngay một khi kết thúc sự kiện, dù thất bại hay thành công thì bạn cũng nên đưa một phiếu nhận xét cho những khách mời tham gia. Phiếu nhận xét sẽ nói lên được những điểm được. Và chưa được theo chủ quan và khách quan, đánh giá cấp độ hoàn thiện mục đích. Từ những phiếu đánh giá trên có thể giúp bạn rút ra được nhiều trải nghiệm hơn. Để sửa đổi cái chưa được và phát huy những điều tốt cho các sự kiện sau này.
Xem thêm: Kinh doanh Online là gì? Quy trình kinh doanh online hiệu quả
Trên đây là bài viết về các bước lập kế hoạch marketing sự kiện mà mình muốn chia sẻ. Mong rằng bài viết đã cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết giúp ích được bạn.
Hồng Nhung – Tổng hợp (tham khảo:blueman, marketingai, backstage,…)
